Deelname aan de optocht geschiedt geheel op eigen risico.
De organisatie is op geen enkele wijze aansprakelijk voor, door de deelnemers geleden schade en/of voor, door de deelnemers, aan derden toegebrachte schade.
1. Vuur en brandbare materialen voertuigen
Er mag op geen enkele manier open vuur worden meegevoerd in de optocht. Op of bij de wagens mag geen reservevoorraad met brandbare vloeistoffen aanwezig zijn. Aggregaten dienen voor aanvang van de optocht te zijn afgevuld. De bekleding van de voertuigen moet van moeilijk brandbaar materiaal gemaakt zijn. Dus hooi of stro mogen niet op de voertuigen voorkomen. Verder moet er op ieder voertuig een goedgekeurde brandblusser met een inhoud van minimaal 6 kg aanwezig zijn. Deze dient bij noodgevallen direct bereikbaar en te gebruiken zijn.
Wanneer de creatie geen of geen goedgekeurde brandblusser bij zich heeft, wordt men uitgesloten van deelname aan de optocht.
2. Technische eisen voertuigen
Alle aan de optocht deelnemende voertuigen en aanhangers dienen te voldoen aan de technische eisen van de Wegenverkeerswet. Voertuigen mogen niet hoger zijn dan 4 meter en mogen niet breder zijn dan 2,55 meter (lading meegerekend).
De constructie van wagens en combinaties van voertuigen moeten zowel voor de deelnemers als voor het publiek veilig zijn.
Alle voertuigen dienen verder rondom te worden afgeschermd tot op een hoogte van 20 cm van het wegdek (lees: krathoogte).
Meegevoerde aggregaten moeten op deugdelijke wijze bevestigd zijn.
Het is verboden dieren mee te voeren in de optocht.
De voorstelling welke door de deelnemer(s) wordt uitgebeeld tijdens de optocht dient een duidelijk carnavalesk karakter te dragen.
Daarom zal de organisatie de aangemelde creaties bezoeken in de periode tussen het carnaval en halfvasten. (Dit geldt ook voor de deelnemers uit de categorie loopgroepen)
De organisatie is gerechtigd inschrijvingen te weigeren die naar haar oordeel niet in de optocht passen of niet voldoen aan de bepalingen van dit reglement.
3. Bestuurders en eigenaar(s) voertuigen
Bestuurders van het voertuig moeten bekwaam zijn voor hun taak; de bestuurder van het voertuig moet in het bezit zijn van het vereiste rijbewijs voor het besturen van het betreffende voertuig. De eigenaar(s) houder(s) van het voertuig moet WA (Wettelijk Aansprakelijk) verzekerd zijn in overeenstemming met de Wet Aansprakelijkheidsverzekering Motorvoertuigen.
Eventueel beschonken of anderszins onbekwame bestuurders of leiders kunnen ter plekke van hun taak worden ontheven.
Mondelinge aanwijzingen van de optochtcommissie en/of politie dienen strikt te worden opgevolgd door de bestuurder/ deelnemers.
Door de bestuurder of contactpersoon van de deelnemers zal een formulier moeten worden ondertekend voor het feit dat het trekkende voertuig WA verzekerd is, een goedgekeurde brandblusser van 6 KG aanwezig is en dat dit optocht reglement doorgenomen is.
Het is verplicht dat de chauffeur en minimaal één persoon bij de creatie aanwezig blijven tijdens het opstellen in geval van onvoorziene verplaatsing of bij een calamiteit.
4. Deelnemers optocht
Van iedere inschrijving dient er minimaal één afgevaardigde (het liefst twee: de chauffeur en een contactpersoon) naar de verplichte informatieavond te komen. Deze zal enkele dagen voorafgaand van de optocht worden gehouden.
Op deze avond wordt de laatste informatie verstrekt met betrekking tot de optocht en zijn regels. Op het einde van de informatieavond zal het startnummer uitgereikt worden. Voorafgaand van de informatieavond zal de contactpersoon een mail ontvangen met daarin de gegevens over de informatieavond. Het bijwonen van de informatieavond is verplicht voor iedere aanmelding! Niet opdagen, zonder afmelding zal leiden tot diskwalificatie. Indien deelnemers zonder vroegtijdig bericht, niet komen opdagen voor de optocht, zal een gele kaart worden uitgereikt aan de desbetreffende groep.
Eén ieder dient op verstandige en gepaste wijze met het gebruik van alcohol om te gaan! Deelnemers beneden de leeftijd van 18 jaar mogen geen alcoholhoudende dranken nuttigen tijdens deelname aan de optocht.
Door deelname aan de optocht worden alle auteursrechten, in welke vorm dan ook, overgedragen aan Stichting Half Vasten Optocht Offere.
5. Categorieën
Via het inschrijvingsformulier op de website www.hvoo.nl kan men zich inschrijven in de volgende categorieën:
– Loopgroepen (enkelingen, duo’s en groepen tot 5 personen) (Maximaal 20 aanmeldingen per editie);
– Loopgroepen (vanaf 5 personen);
– Wagens (grote/ kleine praalwagens, prinsenwagens jeugd, prinsenwagens volwassenen).
De categorie grote of kleine praalwagen wordt bepaald door de organisatie bij het keuren van de creatie, je kunt alleen maar “wagens” kiezen op het inschrijfformulier.
De grens tussen een wagen en een loopgroep wordt gevormd door het trekkend gedeelte. Wordt de creatie/ bouwwerk niet door menskracht voortbewogen (maar bijvoorbeeld door een tractor of een zitmaaier), dan behoort de creatie tot de categorie wagens.
Twee personen dienen tijdens de optocht een fel gekleurd (fluorescerend) hesje/ armband te dragen, zij zijn voor en tijdens de optocht het aanspreekpunt voor de organisatie. Zij dienen te allen tijde in de buurt van de creatie te zijn.
De deelnemers ontvangen geen startgeld. Tijdens de prijsuitreiking na afloop van de optocht zal er een prijzenpot beschikbaar zijn. De beoordeling van de deelnemers zal gebeuren door een onafhankelijke jury afkomstig uit verschillende omliggende dorpen.
De winnaar van de publieksprijs wordt bepaald door het aantal verkregen stemmen van het publiek langs de route. Het publiek kan via WhatsApp een eenmalige stem uitbrengen op startnummer naar eigen keus. Onder de publieksstemmers verloot de organisatie ook twee prijzen.
Ook is er een prijs in samenwerking met Well-Lichtoptocht voor de deelnemer die het hoogst geëindigd is in de Well-Lichtoptocht en de Half Vasten Optocht Offere, de categorie is niet van belang.
6. Vervoer van personen
Wanneer er personen op de creatie vervoerd worden dient er een deugdelijke reling op heuphoogte aangebracht te zijn.
Tevens dient er een deugdelijke leuning bij opstappen aanwezig te zijn.
Er mogen zich geen personen op de dissel (tussen tractor en creatie) bevinden en er mogen tevens geen personen vervoerd worden op de neus en spatborden van het trekkende voertuig.
Bij transport van de creatie naar de optocht toe of na afloop van de optocht richting stallingsplaats mogen geen personen op de creatie meerijden.
7. Onbehoorlijk gedrag
Aanmeldingen die in de Well-Lichtoptocht worden gediskwalificeerd mogen niet starten in de Half Vasten Optocht Offere.
Aanmeldingen die in de Well-Lichtoptocht een gele kaart/waarschuwing hebben gekregen kunnen na een waarschuwing in de Half Vasten Optocht Offere worden gediskwalificeerd voor beide optochten. De waarschuwing vanuit de Half Vasten Optocht Offere gaat mee naar de volgende editie van de Well-Lichtoptocht.
Indien een gediskwalificeerde groep zich samenvoegt met of aansluit bij een andere groep, zal indien dit door de organisatie wordt geconstateerd, ook deze groep bestraft worden met een gele kaart.
Het is niet toegestaan om op eigen gelegenheid bomen of andere beplanting langs de route te snoeien, dan wel wegmeubilair te verplaatsen of te verwijderen.
De organisatie ziet erop toe dat de deelnemers zich in hun activiteiten en uitingen onthouden van discriminatie wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, burgerlijke staat, seksuele voorkeur of welke grond dan ook.
Het strooien van versnaperingen is niet in toegestaan in de optocht. Tevens is het is niet toegestaan om te gooien of schieten met zaagsel, water en andere gevaarlijke stoffen/ vuurwerk.
Het is verboden om stickers te verspreiden en te plakken. Bij constatering van aangebrachte stickers in/om het dorp zal ongeacht wie deze geplakt heeft de groep wiens stickers dit zijn gediskwalificeerd worden en eventuele gemaakte kosten worden op hen verhaald.
Wanneer er onbehoorlijk gedrag wordt geconstateerd door de organisatie of haar vrijwilligers ten tijde van het opstellen, rijden of ontbinden van de optocht, zal de organisatie over gaan tot een waarschuwing. Mag dit niet baten dan zal de organisatie direct overgaan tot het verwijderen van de creatie of loopgroep uit de optocht en een startverbod voor het komend jaar opleggen.
Optochtdeelnemers, die gevaar, hinder of schade veroorzaken of kunnen veroorzaken aan overige deelnemers en/of publiek worden direct door de organisatie uit de optocht verwijderd en mogelijke schade zal op hen verhaald worden.
8. Muziek
De muziek die ten gehore gebracht wordt dient gedurende de gehele optocht een feestelijk (= o.a. geen house, pop/rock, of hardcore) karakter te hebben. De jury kan bij het niet navolgen van deze regel punten in mindering brengen.
Het geluidsniveau mag de wettelijke toegestane 90 DB niet overschrijden. Bij herhaaldelijke constateringen hiervan zal de organisatie over gaan tot diskwalificatie voor de volgende edities. Deze diskwalificatie geldt ook voor de volgende edities van de Well-Lichtoptocht.
9. Startnummers
Deelname is uitsluitend toegestaan aan degenen die beschikken over een door de organisatie uitgegeven startnummer.
Het startnummer zal door de organisatie op de informatieavond voorafgaand aan de optocht verstrekt worden. De deelnemers dienen er zelf zorg voor te dragen dat het startnummer duidelijk aan de voor- en achterzijde van de creatie wordt bevestigd, bij loopgroepen dient het nummer duidelijk aan de voorzijde van de groep getoond te worden.
10. AVG
In het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) delen wij u mee dat we uw gegevens alleen gebruiken voor onze interne administratie en voor activiteiten die vanuit onze stichting plaats vinden. Hieronder valt ook de uitwisseling van gegevens ingeval van schorsingen e.d. met de organisatie van de Welllicht optocht uit Well. Deze gegevens zullen bewaard worden tot 1 jaar nadat alle activiteiten die betrekking hebben op de desbetreffende editie van de optocht zijn afgerond. Voor verdere informatie verwijzen we naar onze Pivacy Policy op onze website: www.hvoo.nl Voor inzage, rectificatie of wissen van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met info@hvoo.nl
10. Vragen
Bij vragen kunt u contact met ons opnemen via het mailadres: info@hvoo.nl of WhatsApp +31657055820
Mochten er nog onduidelijkheden zijn op de dag van de optocht dan kunt u de leden van de organisatie altijd om hulp raadplegen. De leden van de organisatie zijn te herkennen aan hun felgeel hesje met op de rug het logo van de Stichting Half Vasten Optocht Offere en tekst “organisatie”.
Zij zullen op diverse plaatsen bij het opstellen en in de optocht te vinden zijn.
Dit reglement kan ten alle tijden worden gewijzigd en/of worden aangepast. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de organisatie van de Half Vasten Optocht Offere.